A három bizonylat három különböző pillanathoz tartozik. A díjbekérő a kérés, az előlegszámla a megérkezett pénz, a végszámla a teljesítés. Ha ezt a sorrendet tartod, a NAV-hoz pont az megy, aminek mennie kell, és a vevő könyvelője sem kérdez vissza.
A díjbekérő: kérés, nem bizonylat
A díjbekérő (proforma számla) egy fizetési felhívás. Azt mondja meg a vevőnek, mennyit, mikorra és hová utaljon. Úgy néz ki, mint egy számla, de nem az: nincs rajta adófizetési kötelezettség, nem kell sorszámozni a számlák sorozatában, és nem megy a NAV Online Számla rendszerébe. A vevő nem is könyvelheti le számlaként, csak a fizetés alapja.
Mire jó? Arra, hogy még a teljesítés és a pénz megérkezése előtt legyen egy dokumentum, amire a vevő utalni tud. Sok cég belső szabályzata megköveteli, hogy csak bizonylat alapján utaljanak, a díjbekérő ezt a hiányt tölti ki. Mire nem jó? Arra, hogy helyettesítse a számlát: ha a pénz megérkezett, vagy a teljesítés megtörtént, számla kell.
Gyakori hiba, hogy a díjbekérőt számlaként kezelik: a vevő leköveteli, az eladó pedig „majd később” állítja ki az igazi számlát. Az előleg megérkezésétől azonban már az eladónak van kötelezettsége, nem a vevőnek.
Az előlegszámla: amikor a pénz megérkezik
Ha a vevő a teljesítés előtt fizet, az előleg. Az előleg átvétele adófizetési kötelezettséget keletkeztet, ezért róla számlát kell kiállítani: ez az előlegszámla. Az időpont a pénz megérkezése, nem a megállapodás és nem a díjbekérő kelte.
Az előlegszámlán az átvett összeget bruttónak kell tekinteni. Ha a vevő egy kerek összeget utalt, az áfát ebből kell visszaszámolni, nem rátenni, különben a számla többről szól, mint amennyi pénz érkezett. A tételsor azt írja le, mire kapod az előleget, és a számla ugyanúgy a NAV-hoz megy, mint bármelyik másik.
Több előleg is lehet egy ügyletben, például egy hosszabb munkánál részletekben. Mindegyikről külön előlegszámla készül, a saját megérkezésének napjával.
A végszámla: a teljesítés
Amikor a teljesítés megtörténik, a végszámla a teljes ellenértékről szól. Rajta szerepel a teljes összeg, levonva a már számlázott előleget vagy előlegeket, hivatkozással az előlegszámlákra, és a különbözet a fizetendő. Ha az előleg a teljes árat fedezte, a fizetendő nulla, de a végszámla ettől még kell, mert ez dokumentálja a teljesítést.
A végszámla áfája a teljesítés napjához igazodik, az előlegszámláé a pénz megérkezéséhez. Ezért ha a két időpont közé áfakulcs-változás vagy devizás ügyletnél árfolyam-változás esik, a két számla nem egyszerű összeadás, és a könyvelőnek mindkettőre szüksége van. A devizás számlákról külön írtunk.
Mi megy a NAV-hoz?
Az előlegszámla és a végszámla is számla, ezért mindkettő adatszolgáltatás-köteles az Online Számla rendszerében. A díjbekérő nem számla, ezért nem megy. Ha a számlázó program a kiállításkor magától beküldi a számlát, ezzel nincs külön teendő, csak arra érdemes figyelni, hogy a végszámla az előlegszámlára hivatkozzon, mert a NAV oldalán ez köti össze a két tételt.
Ha az üzlet meghiúsul
Megérkezett az előleg, kiállítottad az előlegszámlát, aztán a vevő visszalép. Az előleget visszaadod, az előlegszámlát pedig sztornózod vagy helyesbíted, pontosan úgy, ahogy bármelyik hibás számlát: a helyesbítő vagy sztornó számla szabályai itt is érvényesek. A sztornó is adatszolgáltatásként megy a NAV-hoz, így a két tétel kioltja egymást. Ha az előleg egy részét megtartod, mert a megállapodás így szólt, az már nem előleg, hanem ellenérték valamiért, és arról számla kell.
A sorrend a lényeg
Díjbekérő a pénz előtt, előlegszámla a pénz után, végszámla a teljesítéskor. Ha egyet kihagysz, a legtöbbször az előlegszámla marad el, mert „úgyis lesz végszámla”. Csakhogy a kötelezettség a pénz megérkezésekor keletkezik, nem a teljesítéskor.
Hogyan megy ez a programban?
A NextBillben a díjbekérő és az előlegszámla külön bizonylattípus, a többi funkcióval együtt a funkciók lapon látod. A díjbekérőből a pénz megérkezésekor készíted az előlegszámlát, a végszámlán az előleget levonod, és a NAV-beküldés mindkét számlánál ugyanúgy, kiállításkor történik.
Röviden
Díjbekérő: kérés, nem számla, nem megy a NAV-hoz. Előlegszámla: a pénz megérkezésekor kötelező, az összeg bruttó, a NAV-hoz megy. Végszámla: a teljesítéskor, a teljes ellenértékről, az előleg levonásával és az előlegszámlára hivatkozva, a NAV-hoz megy. Ha az üzlet meghiúsul, az előlegszámlát sztornózod, és az előleget visszaadod.
Gyakori kérdések
A díjbekérő számla?
Nem. A díjbekérő egy fizetési felhívás: megmondja a vevőnek, mennyit és hová utaljon. Nem keletkeztet áfa-kötelezettséget, nem kell a NAV-nak jelenteni, és a vevő sem könyvelheti számlaként. Számla akkor kell, amikor a pénz megérkezik vagy a teljesítés megtörténik.
Mikor kell előlegszámlát kiállítani?
Amikor az előleg megérkezik, mert az átvett előleg adófizetési kötelezettséget keletkeztet. Az előleg összegét bruttónak kell tekinteni: az áfát belőle kell visszaszámolni, nem rátenni.
Kell végszámla, ha az előleg a teljes árat fedezte?
Igen. A végszámla a teljesítést dokumentálja a teljes ellenértékről, az előlegszámlára hivatkozva és az előleget levonva. Ha nincs már fizetendő, a végszámla fizetendő összege nulla, de a bizonylat ettől még kell.
Mi történik, ha az előleg után mégsem jön létre az üzlet?
Az előleget visszaadod, és az előlegszámlát sztornózod vagy helyesbíted, ugyanúgy, mint bármelyik hibás számlát. A NAV-hoz a sztornó is adatszolgáltatásként megy, így a két tétel kioltja egymást.
Az előlegszámla is megy a NAV-hoz?
Igen. Az előlegszámla ugyanolyan számla, mint a többi: adatszolgáltatás-köteles, és a jó számlázó program kiállításkor magától beküldi. A díjbekérő nem számla, ezért nem megy.