A határidő a te döntésed — hozd meg tudatosan
A fizetési határidőt te írod a számlára, és a vevő a megrendeléssel elfogadja. Nincs kötelező érték: lehet azonnali, nyolc napos, harminc napos. A gyakorlatban a kisvállalkozások gyakran a vevő szokásához igazodnak — „ők mindig harmincra fizetnek" —, pedig a határidő a te pénzed forgását határozza meg. Egy szolgáltatónak, aki előre dolgozik, a rövid határidő az egészséges; hosszú határidőt akkor adj, ha ezért kapsz valamit cserébe.
Amit a határidőn kívül érdemes előre rögzíteni: mi történik késedelem esetén. Ha ezt a szerződés vagy az ÁSZF tartalmazza, a késedelmi következmények nem vita tárgyai, hanem a megállapodás része.
Az emlékeztetés rendje
A késedelem kezelése nem konfrontáció, hanem sorrend. Egy jól bevált rend:
- A lejárat előtt pár nappal egy rövid, semleges emlékeztető: „a számla ekkor esedékes". Sok vevő egyszerűen elfelejtette; ez a levél a legtöbb késedelmet megelőzi.
- A lejárat után néhány nappal egy udvarias fizetési felszólítás: a számla adatai, a lejárt összeg, kérés a rendezésre vagy visszajelzésre. Még mindig feltételezd, hogy tévedés.
- Egy-két hét után egy határozottabb levél, amely jelzi a késedelmi következményeket, és határidőt ad.
- Ezután telefon, majd a szerződésben rögzített út: késedelmi kamat, felszólítás, végső esetben jogi lépés.
A rend attól működik, hogy mindig ugyanúgy megy — nem attól, hogy ki a vevő. Ha a lépéseket a számlázórendszer időzíti, nem kell rá gondolnod, és nem is lesz kínos: a levél a rendszertől jön, a kapcsolat marad személyes.
A kínos rész
A kisvállalkozók gyakran azért nem emlékeztetnek, mert félnek, hogy elveszítik a vevőt. A tapasztalat fordított: a rendszeres, korrekt emlékeztetés a vevőnek azt üzeni, hogy komolyan viszed a saját vállalkozásodat — és aki ettől elmegy, az nem fizetett volna amúgy sem.
Mi jár késedelem esetén?
Késedelmes fizetésnél a törvény szerint késedelmi kamat jár, és vállalkozások közötti ügyletnél egy külön behajtási költségátalány is — ezek akkor is járnak, ha a szerződés nem említi őket, de a mértéküket és a részleteket a hatályos szabályok adják, ezért az aktuális számokat a könyvelőddel vagy egy hivatalos forrásból egyeztesd. A gyakorlatban a legtöbb kisvállalkozás ezeket nem érvényesíti egy jó ügyfélnél egyszeri késésért — de tudni kell, hogy létezik, és a felszólításban hivatkozni rá súlyt ad a kérésnek.
A megelőzés: ahol a legtöbb pénz eldől
A nemfizetés legjobb kezelése az, ha nem következik be.
- Előleg nagyobb munkánál: az előlegszámla a vevő elköteleződése is. Aki nem hajlandó előleget fizetni, az később sem lesz jó fizető.
- Részszámlák hosszabb projektnél: nem egy nagy összeg a végén, hanem a haladáshoz kötött kisebbek. Ha egy rész nem fizetődik ki, megáll a munka, nem a teljes összeg kockáztatott.
- Ellenőrzés új vevőnél: létezik-e a cég, aktív-e, nincs-e eljárás alatt — pár perc, és a legrosszabb eseteket kiszűri.
- Egyértelmű számla: a késedelmek egy része abból jön, hogy a vevő könyvelője nem tudta, mit fizet — hiányzó megrendelésszám, homályos tétel. Írd rá, amire a vevő hivatkozni tud.
A követés: tudd, mi lejárt
Ez a legegyszerűbb és leggyakrabban hiányzó dolog: egy lista, ami megmutatja, mely számlák lejártak, mennyi ideje, és mennyit érnek. Ha ezt hetente egyszer megnézed, nincs olyan számla, ami hónapokig „elfelejtve" marad. Ha a rendszered ezt nem adja, a táblázatod adja — de valami adja.
A NextBillben a számlák fizetési állapota és lejárata egy helyen látszik, a részfizetés és a teljes kiegyenlítés egy összeg megadásával rögzíthető, a lejárt számlákra pedig bekapcsolható az automatikus emlékeztető — hetente egy levél, legfeljebb három — így a lista mindig azt mutatja, ami tényleg nyitott, és az emlékeztetés nem rajtad múlik.
Röviden
A határidő a te döntésed; a késedelmi feltételeket rögzítsd előre. Emlékeztess sorrendben, mindig ugyanúgy, lehetőleg gépiesen. Késedelmi kamat és költségátalány jár — tudd, hivatkozz rá, de dönts esetenként. Előleg, részszámla, vevő-ellenőrzés: itt dől el a legtöbb. És hetente nézd meg a lejárt listát.