A határidő a te döntésed – hozd meg tudatosan
A fizetési határidőben a felek állapodnak meg: a megrendeléskor, a szerződésben vagy az ÁSZF-edben. A számlára ezt a megállapodott határidőt írod rá. Ha nem állapodtatok meg, a Polgári Törvénykönyv ad egy alapszabályt, és vállalkozások között a nagyon hosszú határidőknek is vannak korlátai. Ezen belül a döntés a tiéd: lehet azonnali, nyolcnapos vagy harmincnapos. A gyakorlatban a kisvállalkozások gyakran a vevő szokásához igazodnak – „ők mindig harmincra fizetnek” –, pedig a határidő a te pénzed forgását határozza meg. Ha előre dolgozol, a rövid határidő az egészséges; hosszú határidőt akkor adj, ha ezért kapsz valamit cserébe.
A határidőn kívül érdemes előre rögzíteni azt is, mi történik késedelem esetén. Ha ezt a szerződés vagy az ÁSZF tartalmazza, a késedelem következményei nem vita tárgyai, hanem a megállapodás részei.
Az emlékeztetés rendje
A késedelem kezelése nem konfrontáció, hanem sorrend. Egy jól bevált rend:
- A lejárat előtt pár nappal egy rövid, semleges emlékeztető: „a számla ekkor esedékes”. Sok vevő egyszerűen elfelejtette; ez a levél sok késést megelőz.
- A lejárat után néhány nappal egy udvarias fizetési felszólítás: a számla adatai, a lejárt összeg, kérés a rendezésre vagy visszajelzésre. Még mindig feltételezd, hogy tévedésről van szó.
- Egy-két hét után egy határozottabb levél, amely jelzi a késedelem következményeit, és határidőt ad.
- Ezután telefon, majd a szerződésben rögzített út: késedelmi kamat, felszólítás, végső esetben jogi lépés.
A rend attól működik, hogy mindig ugyanúgy megy, függetlenül attól, ki a vevő. Ha a lépéseket a számlázórendszer időzíti, nem kell rá gondolnod, és nem is lesz kínos: a levél a rendszertől jön, a kapcsolat marad személyes.
A kínos rész
A kisvállalkozók gyakran azért nem emlékeztetnek, mert félnek, hogy elveszítik a vevőt. A tapasztalat fordított: a rendszeres, korrekt emlékeztetés azt üzeni a vevőnek, hogy komolyan veszed a saját vállalkozásodat – és aki ettől elmegy, az amúgy sem fizetett volna.
Mi jár késedelem esetén?
Ha a vevő késve fizet, a Polgári Törvénykönyv szerint késedelmi kamat jár, vállalkozások közötti ügyletnél pedig egy külön behajtási költségátalány is. Ezek akkor is járnak, ha a szerződés nem említi őket, a költségátalányt pedig szerződésben sem lehet kizárni. A mértéküket a hatályos szabályok adják, ezért az aktuális számokat a könyvelőddel vagy a jogszabály szövegéből egyeztesd. Sok vállalkozás ezeket nem érvényesíti egy jó ügyfélnél egyetlen késés miatt – de tudnod kell, hogy léteznek, és ha a felszólításban hivatkozol rájuk, annak súlya van.
A megelőzés: ahol a legtöbb pénz eldől
A nemfizetés legjobb kezelése az, ha be sem következik.
- Előleg nagyobb munkánál: az előlegszámla a vevő elköteleződése is. Aki nem hajlandó előleget fizetni, az később sem lesz jó fizető.
- Részszámlák hosszabb projektnél: nem egy nagy összeg a végén, hanem a haladáshoz kötött kisebbek. Ha egy rész nem fizetődik ki, megáll a munka, és nem a teljes összeg forog kockán.
- Ellenőrzés új vevőnél: létezik-e a cég, működik-e, nincs-e eljárás alatt. Pár perc, és a legrosszabb eseteket kiszűri.
- Egyértelmű számla: a késések egy része abból jön, hogy a vevő könyvelője nem tudta, mit fizet – hiányzó megrendelésszám, homályos tétel. Írd rá, amire a vevő hivatkozni tud.
A követés: tudd, mi járt le
Ez a legegyszerűbb és leggyakrabban hiányzó dolog: egy lista, amely megmutatja, mely számlák jártak le, mennyi ideje, és mennyit érnek. Ha ezt hetente egyszer megnézed, nincs olyan számla, amely hónapokig „elfelejtve” marad. Ha a rendszered ezt nem adja, a táblázatod adja – de valami adja.
A NextBillben egy helyen látod a nyitott és a lejárt kintlévőséget. A befizetést összeggel rögzítheted (részfizetést is), vagy bankkivonatból párosíthatod a jóváírásokat a számlákkal. A lejárt számlákra bekapcsolhatod az automatikus fizetési emlékeztetőt: a program hetente küld levelet, számlánként legfeljebb háromszor. Így a lista mindig azt mutatja, ami tényleg nyitott, és az emlékeztetés nem rajtad múlik.
Röviden
A határidőben a felek állapodnak meg; a késedelem következményeit rögzítsd előre. Emlékeztess sorrendben, mindig ugyanúgy, lehetőleg gépiesen. Késedelmi kamat és vállalkozások között költségátalány jár – tudj róla, hivatkozz rá, de esetenként dönts. Előleg, részszámla, vevő-ellenőrzés: itt dől el a legtöbb. És hetente nézd meg a lejárt számlák listáját.