Kinek való az ismétlődő számla?
Bárkinek, akinek a bevétele időszakonként ugyanúgy ismétlődik: havidíjas szolgáltatás, bérleti díj, karbantartási szerződés, előfizetés, könyvelési díj, weboldal-üzemeltetés. A közös bennük, hogy a vevő, a tétel és az összeg hónapról hónapra ugyanaz, csak a dátum változik. Ha a számláid nagy része ilyen, az ismétlődő számlázás nem kényelmi funkció, hanem a hibák megelőzésének eszköze.
Ahol nem való: ahol a tétel minden alkalommal más. Óradíjas munkánál, változó mennyiségű szállításnál, projektalapú megbízásnál a számla tartalma hónapról hónapra változik – ott a sablon segít, az automatikus kiállítás nem.
Mit lehet biztonságosan automatizálni?
- A kiállítás időzítését. Hónap első napján vagy a szerződés szerinti napon a számla magától elkészül. Ez spórolja a legtöbb időt, és ez jár a legkisebb kockázattal: a tartalom fix, csak a dátum új.
- A sorszámozást. Ezt amúgy sem kézzel csinálod; az automatikus kiállításnál is a program adja, a saját sorozatában.
- A NAV-adatszolgáltatást. Az automatikusan kiállított számla ugyanúgy a NAV-hoz megy, mint a kézi. Nincs külön teendő.
- A kiküldést. Ha a számla elkészült, a vevő e-mailben megkapja. Ezt is lehet automatikusra állítani, de erről lent külön lesz szó.
Egy dolgot viszont ne vegyél adottnak: a teljesítés dátumát és az időszakot. Havidíjas szolgáltatásnál a számlán jó, ha látszik, melyik időszakra szól, a teljesítés napjára pedig időszakos elszámolásnál külön szabályok vonatkoznak. Beszéld meg a könyvelőddel, mi legyen a számlán, és ellenőrizd, hogy a programod ennek megfelelően tölti-e ki. Az időszakot akár a tétel megnevezésében is feltüntetheted.
Mit ne automatizálj – vagy csak ellenőrzéssel?
Az első kockázat a „csendes hiba”: egy automatikus számla akkor is elkészül, ha a szerződés közben megszűnt, az ár változott, vagy a vevő cége átalakult. A program nem tudja, hogy a vevő felmondott – csak te tudod. Ezért az ismétlődő számlázásnál a legfontosabb nem a kiállítás, hanem a karbantartás: amikor egy szerződés változik, az ismétlődő tételt azonnal frissíteni kell.
A második kockázat, hogy nincs pillanat, amikor ránézel. Ha a számla magától kiállítódik és azonnal elmegy a vevőnek, egy hiba csak akkor derül ki, amikor a vevő szól. Ez rendben van egy stabil, régi ügyfélkörnél. Új ügyfélnél, vagy ahol az összeg időnként változik, érdemes jóváhagyást kérni a kiállítás előtt: a számla elkészül, de csak akkor kap sorszámot és megy a NAV-hoz, ha átnézted. Ha csak az e-mailes kiküldést tartod vissza, az a vevőt megkíméli egy hibás levéltől, de a már kiállított hibás számlát ettől még sztornózni kell.
A sztornó drágább, mint az ellenőrzés
Egy rosszul kiállított automatikus számlát érvényteleníteni kell, újat kell kiállítani, és mindkettőről adat megy a NAV-nak. Ha a vevő már megkapta, két dokumentumot lát, és kérdez. Egy ránézés a kiállítás előtt olcsóbb, mint ez a kör.
Hogyan állítsd be jól?
Először gyűjtsd össze, mely vevőknek jár ismétlődő számla, és mi az időszakuk: havi, negyedéves, éves. Ne csak fejből – nézd át az elmúlt hónapok számláit, mert biztosan találsz olyat, amelyet rendszeresen kézzel állítasz ki, és nem gondoltál rá ismétlődőként.
Ezután minden ismétlődő tételhez rögzítsd a kezdő dátumot és a gyakoriságot. Gondolj a végére is: ha a programod tud végdátumot, add meg; ha nem, jegyezd fel a szerződés végét, és akkor kapcsold ki az ismétlődést. Ez véd meg attól, hogy egy határozott idejű szerződés után is menjen a számla. Ha a szerződésnek nincs vége, legyen egy emlékeztetőd az évfordulóra.
Végül döntsd el, hogy a számla magától elmegy-e a vevőnek, vagy előbb átnézed. Az elején inkább nézd át; ha két-három hónap után egyszer sem kellett belenyúlnod, kapcsold automatikusra.
Mi történik az árváltozásnál?
Ez a leggyakoribb kérdés. Ha egy szolgáltatás díja változik, az ismétlődő tételt módosítani kell, mégpedig a következő kiállítás előtt. A jó program az ismétlődő sablont és a már kiállított számlákat külön kezeli: a múltbeli számlák nem változnak, a következő kiállítás már az új díjjal megy. Rossz megoldás, ha az árváltozás visszamenőleg átírja a korábbi számlákat – ilyet ne is engedjen a program.
Devizás ismétlődő számlánál az árfolyam minden kiállításkor a teljesítés napjához igazodik: a devizában rögzített díj fix, a forintban kimutatott adó viszont ciklusonként változhat. Ez normális, nem hiba.
Röviden
Automatizáld a kiállítás időzítését, a sorszámozást és a NAV-beküldést. Tartsd kézben a szerződésváltozásokat, a teljesítés dátumát és – az elején – a jóváhagyást. Gondoskodj róla, hogy aminek vége van, annak az ismétlődése is leálljon.
A NextBillben az ismétlődő számla a beállított gyakorisággal (heti, havi, negyedéves vagy éves) magától elkészül és a NAV-hoz megy, az e-mailes kiküldést pedig sablononként kapcsolhatod be vagy ki. Ha minden számlát át akarsz nézni, a beállításokban bekapcsolhatod a jóváhagyási folyamatot: ilyenkor az új számlák – a kézzel kiállítottak is – „Jóváhagyásra vár” állapotba kerülnek, és csak a tulajdonos vagy a könyvelő jóváhagyása után kapnak sorszámot és mennek a NAV-hoz. A sablon módosítása csak a következő számlákra hat, a már kiállítottak nem változnak.