Kinek való az ismétlődő számla?
Bárkinek, akinek a bevétele időszakonként ugyanúgy ismétlődik: havidíjas szolgáltatás, bérleti díj, karbantartási szerződés, előfizetés, könyvelési díj, weboldal-üzemeltetés. A közös bennük, hogy a vevő, a tétel és az összeg hónapról hónapra ugyanaz, csak a dátum változik. Ha a számláid nagy része ilyen, az ismétlődő számlázás nem kényelmi funkció, hanem a hibák megelőzésének eszköze.
Ahol nem való: ahol a tétel minden alkalommal más. Óradíjas munkánál, változó mennyiségű szállításnál, projektalapú megbízásnál a számla tartalma hónapról hónapra változik — ott a sablon segít, az automatikus kiállítás nem.
Mit lehet biztonságosan automatizálni?
- A kiállítás időzítését. Hónap első napján, vagy a szerződés szerinti napon a számla magától elkészül. Ez az, ami a legtöbb időt spórolja, és ami a legkevesebb kockázattal jár: a tartalom fix, csak a dátum új.
- A számlaszám és a sorszámozás. Ezt amúgy sem kézzel csinálod; az automatikus kiállításnál is a rendszer adja, a saját tartományában.
- A teljesítési időszak feltüntetését. Havidíjas szolgáltatásnál a számlán szerepelnie kell, melyik időszakra vonatkozik. A rendszer ezt a ciklusból számolja — ez az, amit kézzel a legkönnyebb elrontani.
- A NAV-adatszolgáltatást. Az automatikusan kiállított számla ugyanúgy beküldésre kerül, mint a kézi. Nincs külön teendő.
- A kiküldést. Ha a számla elkészült, a vevő e-mailben megkapja. Ezt is lehet automatikusra állítani, de erről lent külön szó lesz.
Mit ne automatizálj — vagy csak ellenőrzéssel?
Az első kockázat a „csendes hiba": egy automatikus számla akkor is elkészül, ha a szerződés közben megszűnt, az ár változott, vagy a vevő cége átalakult. A rendszer nem tudja, hogy a vevő felmondott — csak te tudod. Ezért az ismétlődő számlázásnál a legfontosabb nem a kiállítás, hanem a karbantartás: amikor egy szerződés változik, az ismétlődő tételt azonnal frissíteni kell.
A második kockázat az automatikus kiküldés. Ha a számla elkészül és azonnal elmegy a vevőnek, nincs pillanat, amikor ránézel. Ez rendben van egy stabil, régi ügyfélkörnél; új ügyfélnél, vagy ahol az összeg időnként változik, érdemes az „elkészül, de kiküldés előtt jóváhagyom" beállítás. Egy percbe kerül, és megspórolja a sztornót.
A sztornó drágább, mint az ellenőrzés
Egy rosszul kiállított automatikus számlát érvényteleníteni kell, újat kiállítani, és mindkettőről adatszolgáltatás megy a NAV felé. A vevő két dokumentumot kap, és kérdez. Egy ránézés a kiküldés előtt olcsóbb, mint ez a kör.
Hogyan állítsd be jól?
Először gyűjtsd össze, mely vevőknek jár ismétlődő számla, és mi az időszakuk: havi, negyedéves, éves. Ne csak a fejedből — nézd át az elmúlt hónapok számláit, mert biztosan találsz olyat, amit rendszeresen kézzel állítasz ki, és nem gondoltál rá ismétlődőként.
Ezután minden ismétlődő tételhez rögzítsd a kezdő dátumot, a ciklust, és ha van, a végdátumot. A végdátum sokszor kimarad, pedig ez véd meg attól, hogy egy határozott idejű szerződés után is menjen a számla. Ha nincs végdátum, legyen egy emlékeztetőd a szerződés évfordulójára.
Végül döntsd el vevőnként, hogy automatikus kiküldés vagy jóváhagyás. Az elején inkább jóváhagyás; ha két-három hónap után egyszer sem kellett belenyúlnod, kapcsold automatikusra.
Mi történik az árváltozásnál?
Ez a leggyakoribb kérdés. Ha egy szolgáltatás díja változik, az ismétlődő tételt módosítani kell, mégpedig a következő ciklus előtt. A jó rendszer az ismétlődő tételt és a már kiállított számlákat külön kezeli: a múltbeli számlák nem változnak, a jövőbeli kiállítás az új díjjal megy. Rossz megoldás az, ha az árváltozás visszamenőleg is átírja a korábbi számlákat — ilyet ne is engedjen a program.
Devizás ismétlődő számlánál az árfolyam minden kiállításkor az aktuális teljesítési naphoz igazodik, tehát a devizában rögzített díj fix, a forintban kimutatott adó ciklusonként változhat. Ez normális, nem hiba.
Röviden
Automatizáld a kiállítás időzítését, a sorszámot, az időszakot és a NAV-beküldést. Tartsd kézben a szerződésváltozásokat és — az elején — a kiküldést. Adj végdátumot mindennek, aminek van vége. A NextBillben az ismétlődő számlák a beállított ciklus szerint készülnek, a kiküldés kérhető jóváhagyással, és az árváltozás csak a jövőbeli számlákra hat — ez a három dolog az, amitől az automatizálás nem kockázat, hanem megkönnyebbülés.