A két bizonylat két különböző célt szolgál
A nyugta azt igazolja, hogy fizetés történt. A számla azt is elmondja, ki fizetett kinek, miért, és mennyi adót tartalmaz a tétel. Ez a különbség határozza meg, mikor melyik kell: ha a vevőnek a vásárlás egy költség, amit el akar számolni, számla kell; ha a vevő magánszemély, aki elviszi a terméket és soha többé nem gondol rá, a nyugta elég.
A gyakorlatban a legtöbb bolt mindkettőt kiállítja, csak nem ugyanannak a vevőnek. A napi forgalom nagy része nyugtás, a cégek és az igényesebb vevők számlát kérnek. A rendszernek mindkettőt tudnia kell, méghozzá úgy, hogy egy vásárlásról ne szülessen két bizonylat.
Mikor kötelező a számla?
A főszabály: ha a vevő adóalany — vagyis cég, egyéni vállalkozó, bármilyen szervezet, amely a vásárlást a saját gazdasági tevékenységéhez használja —, számlát kell adni. Nem attól függ, hogy kéri-e; a jogszabály a vevő státuszához köti. A pultnál persze nem látod, hogy a vevő céges-e, ezért a gyakorlatban a kérésre kiállított számla a norma: aki céges nevet és adószámot ad, számlát kap.
Magánszemélynek főszabály szerint nyugta jár, de kérésre számlát kell adni neki is. Ez a pont, ahol a boltok gyakran hibáznak: ha a vevő kifejezetten számlát kér, azt nem lehet megtagadni azzal, hogy „nálunk csak nyugta van". A kérésnek helyet kell adni, még ha ez a pultnál kényelmetlenebb is.
Mikor elég a nyugta?
Magánszemély vevőnél, aki nem kér számlát. Ez a bolti forgalom zöme. A nyugtát a pénztárgép vagy a nyugtaképes program állítja ki a fizetéskor, és a vevő elviszi vagy otthagyja — jogilag mindkettő rendben van, a bizonylatnak léteznie kell, nem a vevő zsebének.
Fontos különbség: a nyugta a fizetés bizonylata, nem a szállításé. Ha a vevő ma fizet és a terméket később viszi el, a nyugta a fizetés napjához kötődik. Ha ez a boltodban gyakori — rendelésre dolgozol, előleget kérsz —, a rendszerednek kezelnie kell az előleg és a végösszeg viszonyát, mert itt a nyugta már nem elég, előlegszámla kell.
Mi van, ha a vevő utólag kér számlát?
Ez a leggyakoribb pult melletti kérdés: a vevő fizetett, kapott nyugtát, majd visszajön, hogy mégis számla kellene, mert a cége kifizeti. A megoldás nem az, hogy egy második bizonylatot állítasz ki ugyanarról a vásárlásról — akkor a forgalom kétszer szerepelne. A helyes út: a nyugta alapján számlát állítasz ki, és a számlán feltünteted, hogy melyik nyugtát váltja. A nyugta így nem tűnik el, de a vásárlásról egyetlen bizonylat marad érvényben.
Egy jó kassza- és számlázórendszer ezt egy gombbal intézi: a nyugtából számlát csinál, a hivatkozás magától kerül rá, és a napi zárás nem borul fel. Ha ezt kézzel kell megoldani, hibalehetőség minden lépésben.
Amikor a vevő „csak egy számlát" kér, adószám nélkül
Magánszemélynek is lehet számlát kiállítani, neve és címe alapján. Nem kell adószám. Ha viszont céges nevet mond, de nem tudja az adószámot, érdemes megkérni, hogy nézze meg — a hiányos vevőadat később a könyvelőnek fejfájás, és a vevőnek sem lesz elszámolható.
Ami a két bizonylatban közös: mindkettő adatot szolgáltat
A számláról a NAV Online Számla rendszerén keresztül megy adat a hatósághoz, és a nyugtákról is egyre inkább: a nyugtaadat-szolgáltatás bevezetésével a kasszán adott nyugta sem marad „csak papír". Ez a boltok számára azt jelenti, hogy a bizonylat típusa nem arról szól, melyik látszik a hatóságnak — mindkettő látszik —, hanem arról, mit igazol a vevő felé.
Egy egyszerű döntési szabály a pulthoz
Ha a vevő céges adatot ad, számla. Ha magánszemély és kér, számla. Ha magánszemély és nem kér, nyugta. Ha utólag kér, nyugtából számla, hivatkozással. Ennyi a szabály, a többi a rendszer dolga: hogy a két bizonylat ne keveredjen, a forgalom egyszer szerepeljen, és a napi zárás összeálljon.
A NextBill számlát állít ki és a NAV felé adatot szolgáltat; a bolti nyugta a kasszarendszer dolga, a kettő közötti kapcsolat pedig az, hogy egy vásárlás egyszer szerepel. Ha a boltod kasszája és a számlázód nem beszélnek egymással, ott kezdődnek a dupla bizonylatok.