A két bizonylat két különböző célt szolgál
A nyugta azt igazolja, hogy fizetés történt. A számla azt is elmondja, ki fizetett kinek, miért, és mennyi adót tartalmaz a tétel. Ez a különbség határozza meg, mikor melyik kell: ha a vevő a vásárlást költségként el akarja számolni, számla kell; ha a vevő magánszemély, aki elviszi a terméket, és soha többé nem gondol rá, általában a nyugta is elég.
A gyakorlatban a legtöbb bolt mindkettőt kiállítja, csak nem ugyanannak a vevőnek. A napi forgalom nagy része nyugtás, a cégek és az igényesebb vevők számlát kérnek. A rendszernek mindkettőt tudnia kell, méghozzá úgy, hogy egy vásárlásról ne szülessen két bizonylat.
Mikor kötelező a számla?
A főszabály: ha a vevő adóalany – cég, egyéni vállalkozó, bármilyen szervezet, amely a vásárlást a saját gazdasági tevékenységéhez használja –, vagy ha nem adóalany jogi személy (például egy egyesület vagy alapítvány), számlát kell adni. Ez nem attól függ, hogy kéri-e; a szabály a vevő jogállásához köti. A pultnál persze nem látod, hogy a vevő céges-e, ezért a gyakorlatban a kérésre kiállított számla a norma: aki céges nevet és adószámot ad, számlát kap.
Magánszemélynek főszabály szerint nyugta jár, de ha számlát kér, azt is kell adni neki. Ez az a pont, ahol a boltok gyakran hibáznak: ha a vevő kifejezetten számlát kér, nem lehet azzal elutasítani, hogy „nálunk csak nyugta van”. Magánszemélynek akkor is számla jár, ha nem kéri, ha a vásárlás eléri a NAV által meghatározott (áfával számított) értékhatárt, vagy ha nem fizet legkésőbb a teljesítéskor (például a termék átvételekor). Az aktuális értékhatárt a NAV tájékoztatójában találod.
Mikor elég a nyugta?
Ha a vevő magánszemély, legkésőbb a teljesítéskor fizet, nem kér számlát, és a vásárlás az értékhatár alatt marad. Ez a bolti forgalom zöme. A nyugtát a pénztárgép vagy a nyugtaképes program állítja ki a fizetéskor, és a vevő elviszi vagy otthagyja – jogilag mindkettő rendben van: a bizonylatnak léteznie kell, nem a vevő zsebében lennie.
Külön eset, ha a vevő ma fizet, de a terméket csak később kapja meg – például rendelésre dolgozol, vagy előleget kérsz. Ilyenkor a befizetés előlegnek számít, és arra saját szabályok vonatkoznak: cégtől kapott előlegről mindig számla jár, magánszemélytől kapott előlegnél pedig az összegtől és attól függ, kér-e számlát. Ha ez a boltodban gyakori, a rendszerednek kezelnie kell az előleg és a végösszeg viszonyát, a pontos szabályt pedig beszéld meg a könyvelőddel.
Mi van, ha a vevő utólag kér számlát?
Ez a leggyakoribb pult melletti kérdés: a vevő fizetett, kapott nyugtát, majd visszajön, hogy mégis számla kellene, mert a cége kifizeti. A megoldás nem az, hogy egy második, önálló bizonylatot állítasz ki ugyanarról a vásárlásról – akkor a forgalom kétszer szerepelne. A számlát a nyugta alapján, arra hivatkozva állítod ki, így a vásárlásról egyetlen érvényes bizonylat marad. A pontos lépéseket (például hogy a nyugtát vissza kell-e kérni a vevőtől) a pénztárgéped leírása és a könyvelőd adja meg.
Egy jó kassza- és számlázórendszer ezt egy gombbal intézi: a nyugtából számlát csinál, a hivatkozás magától rákerül, és a napi zárás nem borul fel. Ha ezt kézzel kell megoldani, minden lépésben lehet hibázni.
Amikor a vevő „csak egy számlát” kér, adószám nélkül
Magánszemélynek is lehet számlát kiállítani, a neve és a címe alapján. Nem kell adószám. Ha viszont céges nevet mond, de nem tudja az adószámot, kérd meg, hogy nézze meg – a hiányos vevőadat később a könyvelőnek fejfájás, és a vevő sem tudja elszámolni a számlát.
Ami a két bizonylatban közös: mindkettőről megy adat
A számláról a NAV Online Számla rendszerén keresztül megy adat a hatósághoz, és a nyugtáról is: a pénztárgépes nyugtáról eddig is ment adat, ma pedig már a nem pénztárgéppel kiállított nyugtákról is adatot kell szolgáltatni. A boltoknak ez azt jelenti, hogy a bizonylat típusa nem arról szól, melyik látszik a hatóságnak – mindkettő látszik –, hanem arról, mit igazol a vevő felé.
Egy egyszerű döntési szabály a pulthoz
Ha a vevő céges adatot ad, számla. Ha magánszemély, és kér, számla. Ha magánszemély, nem kér, és a vásárlás az értékhatár alatt marad, nyugta. Ha utólag kér, a nyugtából számla, hivatkozással. Ennyi a szabály, a többi a rendszer dolga: hogy a két bizonylat ne keveredjen, a forgalom egyszer szerepeljen, és a napi zárás összeálljon.
A NextBill számlázó program: számlát állít ki, és adatot szolgáltat róla a NAV-nak. Nyugta bizonylattípus is van benne, de a NextBill nem pénztárgép. Ha a tevékenységed pénztárgép-köteles, a bolti nyugtát online pénztárgéppel vagy hardveralapú e-pénztárgéppel kell adnod. Ha a boltod kasszája és a számlázód nem beszélnek egymással, ott kezdődnek a dupla bizonylatok.