Adatkezelési tájékoztató

1. Az adatkezelő adatai

• Cégnév: NextSoft Kft.
• Székhely: 2131 Göd, Pesti út 104.
• Cégjegyzékszám: 13-09-249751 (Budapest Környéki Törvényszék Cégbírósága)
• Adószám: 33144102-2-13
• Szolgáltatás: NextBill.hu – online számlázó szoftver (SaaS)
• Adatvédelmi elérhetőség: [email protected]

További szolgáltatói adatok és felügyeleti szervek: Impresszum.

2. Az adatkezelés jogalapja

• Szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b)): A számlázó szolgáltatás nyújtásához szükséges adatok kezelése.
• Jogi kötelezettség (GDPR 6. cikk (1) c)): A számviteli törvény szerinti bizonylatmegőrzési kötelezettség (8 év).
• Hozzájárulás (GDPR 6. cikk (1) a)): Hírlevél küldése, marketingcélú megkeresések, a kapcsolatfelvételi űrlap és a chat „Visszahívást kérek” kártyájának adatainak kezelése, a chat használatához megadott név és e-mail cím kezelése, a látogatottság-mérés.
• Jogos érdek (GDPR 6. cikk (1) f)): A szolgáltatás biztonságának fenntartása, visszaélések megelőzése, az ÁSZF és a DPA elfogadásának és a fiókban végzett műveleteknek a bizonyítása, valamint az AI-asszisztensnek feltett kérdések és a válaszok továbbítása és rögzítése (a kérdés megválaszolása, a válaszok minőségének javítása, ügyfélszolgálat).

Az adatszolgáltatás kötelező jellege. A fiókadatok megadása a szerződés megkötésének feltétele, a számlázási adatok kezelését jogszabály írja elő; ezek nélkül a szolgáltatást nem tudjuk nyújtani. A kapcsolatfelvételi űrlap kitöltése, a chat és a visszahívás-kérés használata önkéntes; a chatben kérdezni csak név, e-mail cím és hozzájárulás megadásával lehet (3.5 pont). Automatizált döntéshozatal és profilalkotás nem történik.

3. Kezelt személyes adatok

3.1 Regisztrációs adatok

A belépés a Next-család közös fiókjával (NextID, id.next-soft.hu) történik; jelszót a NextBill nem tárol. A NextID-fiók adatairól — így a jelszóról és a belépés védelméről — a NextID adatkezelési tájékoztatója szól. A szervezet számlázási adatait (cégnév, adószám, cím, telefonszám) a NextBill a NextID-ből is átveheti.

3.2 Számlázási adatok

A vevők adatai. A felhasználó által a számlákon és a partnerlistában rögzített vevői adatok (név, adószám, cím, e-mail cím, telefonszám) adatkezelője a felhasználó; ezeket a Szolgáltató adatfeldolgozóként, a felhasználó nevében kezeli. A feltételeket az adatfeldolgozói szerződés (DPA) tartalmazza; a vevők érintetti kérelmeit a felhasználóhoz kell intézni.

Vevőadatok a NAV adózói nyilvántartásából. Ha a felhasználó a számla vevő-adatainál a NAV-lekérdezést használja (a „Cégadatok lekérése a NAV-tól” gombbal, vagy a NextBillhez API-kulccsal kapcsolt programból, például a nextraktár vevő-adatlapjáról), a Szolgáltató a felhasználó NAV Online Számla-kapcsolatával lekérdezi a Nemzeti Adó- és Vámhivatal adózói nyilvántartásából a megadott adószám törzsszámához (első nyolc számjegyéhez) tartozó nevet, székhelyet és teljes adószámot. A NAV-nak a vevőről csak a törzsszám megy; a választ a Szolgáltató nem tárolja, az a vevő adatai közé csak a felhasználó mentésével kerül. Egyéni vállalkozó vevőnél a név és a székhely személyes adat; ennek adatkezelője a felhasználó, a Szolgáltató adatfeldolgozóként, a felhasználó utasítására végzi a lekérdezést.

3.3 Technikai adatok

A szolgáltatás használata során automatikusan rögzítjük: IP-cím, böngésző típusa, bejelentkezési időpontok, auditnapló-bejegyzések (ki, mikor, mit módosított, a korábbi és az új értékkel). Ezek a szolgáltatás biztonságát, a visszaélések megelőzését és a műveletek bizonyítását szolgálják.

3.4 Kapcsolatfelvételi űrlap

A kapcsolatfelvételi űrlapon megadott nevet, e-mail címet, cégnevet (nem kötelező), a megkeresés tárgyát és szövegét e-mailben továbbítjuk az [email protected] postafiókba; adatbázisban nem tároljuk. A beküldő IP címét a visszaélések kiszűréséhez (a beküldések számának korlátozásához és a robotellenőrzéshez) átmenetileg kezeljük. Az adatokat a megkeresés lezárásáig — ha abból szerződés jön létre, a szerződés szerinti ideig — kezeljük; a hozzájárulás visszavonása esetén töröljük.

3.5 AI-asszisztens (chat)

A nyilvános oldalakon elérhető chatablak a Next-család közös AI-asszisztense (tudastar.next-soft.hu). A chat tudástár-szolgáltatását és a kérdéseket rögzítő ügyfélkezelő rendszert (next-soft.hu) — a Next-család saját szolgáltatásait — az Adatkezelő (1. pont) maga üzemelteti. A chatablakba írt kérdéseket — a beszélgetés korábbi üzeneteivel együtt — a válasz elkészítéséhez továbbítjuk az Anthropic PBC (Amerikai Egyesült Államok) szolgáltatásának. Az Anthropic felé csak a chatbe írt kérdések, a beszélgetés korábbi üzenetei és az Ön által megadott megszólítási név jutnak el; az e-mail címe, valamint fiók-, regisztrációs vagy számlázási adat nem.

Név és e-mail cím a chatben. Az első kérdés előtt a chat két adatot kér. (1) Hogyan szólíthatjuk: egy keresztnevet vagy becenevet, nem a teljes nevét — azt a nevet adja meg, amelyet szeretne, ennek nem kell a valódi teljes nevének lennie. A nevet a chat minden kérdéssel elküldi, hogy a válasz ezen a néven szólíthassa meg; a beszélgetés részeként így az Anthropic PBC-hez is eljut. (2) Az e-mail címét: azért kérjük, hogy a kérdésnaplóban lássuk, ki kérdezett, és a kérdésével kapcsolatban felvehessük Önnel a kapcsolatot (ügyfélszolgálat); marketingcélra nem használjuk. Az e-mail címet a chat a kérdésekkel csak a saját chat-szolgáltatásunknak küldi el, az Anthropic PBC-nek nem. A nevet és az e-mail címet a chat a böngésző munkamenet-tárolójában (sessionStorage) tartja a munkamenet végéig, és a kérdései és a válaszok mellett a kérdésnaplóban is rögzítjük, legfeljebb 1 évig. A név és az e-mail cím kezelésének jogalapja az Ön hozzájárulása (GDPR 6. cikk (1) a)), amelyet a chat űrlapján a „Hozzájárulok a megadott adataim kezeléséhez, és elfogadom az adatkezelési tájékoztatót” jelölőnégyzet bejelölésével ad meg. Név, e-mail cím és a jelölőnégyzet bejelölése nélkül a chatben nem lehet kérdezni; magának a chatnek a használata önkéntes. Hozzájárulását bármikor visszavonhatja az [email protected] címre írt e-mailben; ekkor a nevét és az e-mail címét a kérdésnaplóból töröljük. A visszavonás a korábbi adatkezelés jogszerűségét nem érinti.

A kérdések rögzítése. A kérdést és a rá adott választ — a kérdezés idejével, annak a lapnak a címével (URL), ahol a kérdés elhangzott, és egy böngésző-munkamenetenként képzett beszélgetés-azonosítóval — a Next-család közös ügyfélkezelő rendszerében (next-soft.hu) rögzítjük. A kérdezőt az általa megadott név és e-mail cím, valamint egy, az IP-címéből titkos kulccsal képzett álnevesített azonosító jelöli; magát az IP-címet nem tároljuk. A beszélgetést felhasználói fiókhoz nem kötjük — akkor sem, ha Ön a NextBillbe be van jelentkezve. Az IP-címenkénti kérdéskorlátokat csak a szerver memóriájában számoljuk, nem tároljuk.

Cél, jogalap és megőrzés. A kérdések és a válaszok rögzítésének célja a kérdés megválaszolása, a válaszok minőségének javítása és az ügyfélszolgálat; jogalapja jogos érdek (GDPR 6. cikk (1) f)), amely ellen tiltakozhat (5. pont). A megadott név és e-mail cím jogalapja a hozzájárulása (l. fent). A kérdéseket és a válaszokat a rögzítéstől számított 1 évig őrizzük, utána automatikusan töröljük; a nevet és az e-mail címet ugyanígy, vagy a hozzájárulás visszavonásakor korábban. Az Anthropic PBC a saját adatfeldolgozási feltételei szerint, visszaélés-vizsgálati célból átmenetileg megőrizheti az üzeneteket; a szolgáltatást úgy vesszük igénybe, hogy azokon a modell tanítása ne történjen.

Visszahívás kérése. Ha a chatben a „Visszahívást kérek” kártyát kitölti, a megadott nevet, e-mail címet és/vagy telefonszámot, az esetleges üzenetet és a beszélgetés egy rövid részletét ügyfélkérésként ugyanebbe az ügyfélkezelő rendszerbe (next-soft.hu) küldjük, hogy felvehessük Önnel a kapcsolatot. Ennek jogalapja a kártyán megadott hozzájárulása (GDPR 6. cikk (1) a)). Az adatokat — a kapcsolatfelvételi űrlapéhoz hasonlóan — a megkeresés lezárásáig, ha abból szerződés jön létre, a szerződés szerinti ideig kezeljük; a hozzájárulás visszavonása esetén töröljük.

A chat használata önkéntes. Kérjük, hogy a chatbe — a kért néven és e-mail címen túl — ne írjon személyes adatot vagy üzleti titkot; a kérdés megválaszolásához erre nincs szükség. A böngészőben tárolt adatokról a 7. pont szól.

4. Adattovábbítás

• NAV Online Számla rendszer: A kiállított számla adatainak továbbítása a 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet alapján kötelező. A felhasználó kérésére a vevő adószámának törzsszáma is a NAV-hoz kerül az adózó-lekérdezéshez (l. 3.2). A NAV önálló adatkezelő.
• Tárhely és levélküldés: a NextSoft Kft. saját üzemeltetésű platformja (NextHub, Magyarország). A számlát a vevőnek a felhasználó által megadott SMTP-szerveren, ennek hiányában a Szolgáltató saját levelezőrendszerén ([email protected] feladóval, a felhasználó válaszcímével) küldjük el.
• Next-család közös rendszerei: a NextID fiókrendszer (id.next-soft.hu) a belépéshez és a szervezet számlázási adataihoz, a next-soft.hu ügyfélközpont az előfizetés kezeléséhez, a közös AI-asszisztens (tudastar.next-soft.hu) és ügyfélkezelő rendszer (next-soft.hu) a chat kérdéseinek, válaszainak és visszahívás-kéréseinek kezeléséhez (3.5 pont). A chat tudástár-szolgáltatását és az ügyfélkezelő rendszert az Adatkezelő maga üzemelteti.
• Stripe Payments Europe Ltd. (Írország): bankkártyás fizetésnél a szervezet e-mail címe és neve. A bankkártya-adatokat kizárólag a Stripe kezeli, azokat a Szolgáltató nem látja és nem tárolja.
• Cloudflare, Inc. (Amerikai Egyesült Államok): a forgalom továbbítása és védelme (CDN, DDoS-védelem), a kapcsolatfelvételi űrlap robotellenőrzése (Turnstile), valamint a titkosított biztonsági mentések EU-s tárolása.
• Anthropic PBC (Amerikai Egyesült Államok): az AI-asszisztens válaszai (3.5 pont). Csak a chatablakba írt kérdések (a beszélgetés korábbi üzeneteivel) és a megadott megszólítási név jutnak el hozzá; az e-mail cím, fiók- és számlázási adat nem.
• A felhasználó által beállított kapcsolatok: ha a felhasználó webhookot vagy saját SMTP-szervert állít be, a számlaadatok az általa megadott címre kerülnek.

Adattovábbítás harmadik országba: az Anthropic és a Cloudflare az Európai Unión kívül (az Egyesült Államokban) székelő szolgáltató. Az adattovábbítás jogi garanciáját az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési feltételek (SCC), illetve a szolgáltatók adatfeldolgozási feltételei biztosítják. Aki nem kíván ilyen adattovábbítást, ne használja a chatablakot.

5. Az érintett jogai

A GDPR alapján Önt az alábbi jogok illetik meg:

• Hozzáférés joga: Tájékoztatást kérhet a kezelt személyes adatairól.
• Helyesbítés joga: Kérheti pontatlan adatainak javítását.
• Törlés joga: Kérheti adatai törlését, kivéve a jogszabály által előírt megőrzési kötelezettség alá eső adatokat.
• Korlátozás joga: Kérheti az adatkezelés korlátozását, például amíg egy vitatott adat pontosságát ellenőrizzük.
• Adathordozhatóság joga: Kérheti adatai géppel olvasható formátumban történő kiadását.
• Tiltakozás joga: Tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen.
• Hozzájárulás visszavonása: A hozzájáruláson alapuló adatkezeléshez adott hozzájárulását bármikor visszavonhatja; ez a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét nem érinti.

Kérelmét az [email protected] címre küldheti; arra indokolatlan késedelem nélkül, legfeljebb egy hónapon belül válaszolunk.

6. Adatbiztonság

Az adatok védelme érdekében az alábbi intézkedéseket alkalmazzuk:

• Belépés a NextID fiókkal — jelszót a NextBill nem tárol
• HTTPS titkosított kommunikáció
• NAV-kulcsok titkosított tárolása
• Rendszeres biztonsági mentések
• Auditnapló minden érzékeny műveletről

7. Cookie-k

A szolgáltatás alapértelmezés szerint csak a működéshez szükséges munkamenet-cookie-kat használja. Marketing- és nyomkövetési cookie-kat nem alkalmazunk.

A chatablak a folyamatban lévő beszélgetést, valamint a megadott nevet és e-mail címet a böngésző munkamenet-tárolójában (sessionStorage, „nextchat:” kezdetű kulcsokkal) tartja, amíg a böngészőlap vagy a munkamenet be nem zárul; a chat cookie-t nem helyez el.

Külön hozzájárulásoddal összesített látogatottsági statisztikát mérünk a nyílt forráskódú Umami szoftverrel, a saját szerverünkön (stat.next-soft.hu) — külső adatfeldolgozó nincs, az adat nem hagyja el az adatkezelőt. Az Umami nem helyez el cookie-t, nem tárol IP-címet, nem hoz létre eszközazonosítót, és nem követi a látogatót oldalak vagy weboldalak között; kizárólag aggregált adatot (lapmegtekintés, hivatkozó oldal, ország, eszköztípus) állít elő. Az adatkezelés jogalapja a hozzájárulásod (GDPR 6. cikk (1) a) pont), amelyet a sütisávon bármikor visszavonhatsz.

8. Jogorvoslat

Amennyiben úgy véli, hogy az adatkezelés jogellenes, panasszal fordulhat a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH):

• Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.
• Telefon: +36 1 391 1400
• E-mail: [email protected]
• Honlap: www.naih.hu

Jogainak megsértése esetén bírósághoz is fordulhat (GDPR 79. cikk, Infotv. 23. §); a pert — választása szerint — a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindíthatja.

9. Módosítások

Fenntartjuk a jogot jelen tájékoztató módosítására. A módosításokról a felhasználókat e-mailben és/vagy az alkalmazáson belül értesítjük.