Kötelező-e a NAV Online Számla, és mit jelent a gyakorlatban?

Mi az, amit a NAV valójában kér?

A félreértés a szóhasználatból jön. Az „Online Számla” nem számlázóprogram, és nem is egy oldal, ahová fel kell töltened a számláidat. Ez egy adatszolgáltatási rendszer: amikor egy adóalany számlát állít ki, a számla adatainak géppel olvasható formában el kell jutniuk a hatósághoz. A számla maga továbbra is az, amit a vevőd kap – papíron vagy elektronikusan –, az adatszolgáltatás pedig egy ettől külön csatorna a NAV felé.

Ez a különbség azért fontos, mert a kettő két külön kötelezettség. Számlát akkor is ki kell állítanod, ha az adatszolgáltatás valamiért akadozik, és az adatszolgáltatást akkor is teljesíteni kell, ha a vevő a számlát papíron sem kérte. A gyakorlatban egy jó rendszer a kettőt egyszerre intézi, de jogilag nem egy és ugyanaz.

Kit érint?

Röviden: minden áfaalanyt, aki a magyar áfatörvény szerint állít ki számlát – akár cégnek, akár magánszemélynek, akár külföldi vevőnek. Az alanyi adómentes vállalkozó ugyanúgy érintett, mint az áfakörös cég; a katás egyéni vállalkozó ugyanúgy, mint a kft. Az adatszolgáltatás nem attól függ, hogy fizetsz-e áfát, hanem attól, hogy számlát állítasz ki.

Van néhány kivétel és határeset, főleg külföldi vonatkozású ügyleteknél. Ezekre a NAV tájékoztatója ad választ, és ha a saját helyzetedről van szó, a könyvelőd tud felelősséggel nyilatkozni. Ez a cikk a tipikus esetről szól: magyar vállalkozás, magyar vevő, magyar számla.

Mit jelent ez a gyakorlatban?

A jó hír, hogy a kötelezettség teljesítése nem rajtad múlik, hanem a számlázórendszereden. Három út létezik.

• Számlázóprogram, amely automatikusan beküld. Amikor kiállítod a számlát, a program összeállítja az adatszolgáltatást, és átadja a NAV rendszerének. Te ebből annyit látsz, hogy a számla mellett megjelenik egy állapot: befogadva. Ez a szokásos, és ezt érdemes elvárni. Olyan számlázóprogrammal, amely nem tud adatot szolgáltatni, adatszolgáltatás-köteles számlát nem is állíthatsz ki.
• Kézi számlatömb. Nyomdai számlatömbből kiállított számlánál az adatokat neked kell rögzítened a NAV Online Számla felületén, rövid határidőn belül: néhány napon belül, nagyobb adótartalmú számlánál már a következő napon. Ez működik, de minden számlánál külön munka, és könnyű elfelejteni.
• Saját fejlesztésű rendszer. Ha egy cég maga írja a számlázóprogramját, annak a NAV nyilvános gépi interfészéhez kell csatlakoznia. Ez fejlesztői feladat, kisvállalkozásnak ritkán éri meg.

A legtöbb vállalkozásnak az első út a kézenfekvő. Amire figyelni érdemes: nem elég, hogy a program „tud NAV-ot” – az is számít, mi történik, amikor a NAV oldala lassú, vagy nem válaszol. Egy jó rendszer ilyenkor újrapróbálkozik, és jelzi, ha valami tartósan elakadt. Egy rossz rendszer némán „függőben” hagyja a számlát.

Mi történik, ha nem megy át?

Az adatszolgáltatás elmulasztása mulasztási bírsággal járhat, és ez az a pont, ahol a vállalkozók félni kezdenek. Érdemes viszont pontosan látni, mi számít mulasztásnak. Ha a számlázóprogramod beküldte az adatokat, és a NAV rendszere befogadta, teljesítetted a kötelezettséget. Ha a NAV rendszere átmenetileg nem érhető el, a program később újra megpróbálja; a lényeg, hogy a beküldés végül ne maradjon el.

A gond akkor van, ha a beküldés tartósan elmarad, és senki nem veszi észre. Ezért érdemes időnként ránézni a számlák adatszolgáltatási állapotára: nem naponta, de havonta egyszer igen. Ha a program külön mutatja a sikertelen beküldéseket, ez pár perc.

Hogyan nézd meg, rendben van-e nálad?

A legegyszerűbb ellenőrzés: nyisd meg a számlázóprogramod utolsó tíz számláját, és nézd meg, mindegyik mellett ott áll-e a befogadott állapot. Ha a program nem mutat ilyet, az önmagában intő jel. A másik ellenőrzés a NAV Online Számla felületén történik: ide a saját (elsődleges vagy másodlagos) felhasználóddal lépsz be, és látod a beérkezett adatszolgáltatásaidat – azt, amit a hatóság is lát. A technikai felhasználóval nem lehet belépni a felületre; az csak a számlázóprogram és a NAV közötti gépi kapcsolathoz kell.

A NextBillben a beküldés a számla kiállításával egy mozdulat, külön gomb nélkül. Előtte egyszer be kell állítanod: a beállításokba bemásolod a NAV-os technikai felhasználó adatait, és élesre állítod a NAV-környezetet. Új cégnél ez alapból teszt, és amíg nem állítod át, a számlák nem kerülnek a NAV éles rendszerébe; a program sávban figyelmeztet, ha ez még hiányzik. Ha a NAV átmenetileg nem válaszol, a NextBill újrapróbálja a beküldést, az állapotot pedig a Küldések lapon követheted, így nem kell számlánként keresgélni.

Röviden

Az adatszolgáltatás kötelező, de nem neked kell kézzel csinálnod. Válassz olyan számlázót, amely magától beküld, kezeli a NAV kimaradásait, és megmutatja, ha valami elakadt. A kézi számlatömb működik, de minden számla külön munka. A módosítások és a sztornók ugyanúgy adatszolgáltatás-kötelesek. Havonta egyszer nézz rá az állapotokra – ennyi elég ahhoz, hogy ez a kérdés többé ne legyen kérdés.