Az alapszabály: kiállított számlát nem lehet átírni
Ha egy számla elkészült és kiment — akár papíron, akár elektronikusan —, az egy lezárt bizonylat. Nem lehet belejavítani, nem lehet „csendben" újat nyomtatni ugyanazzal a sorszámmal, és nem lehet kitörölni. Minden javítás egy új bizonylattal történik, amely hivatkozik az eredetire. Ez nem bürokrácia: a számlák sorszámozott láncot alkotnak, és a hatóság is ezt a láncot látja az adatszolgáltatásban. Egy „eltüntetett" számla lyuk a láncban, és pont az kelt gyanút.
Két javító bizonylat létezik: a helyesbítő (módosító) számla és az érvénytelenítő (sztornó) számla. A választás attól függ, mi a hiba.
Mikor helyesbítő számla?
Ha a számla jogos — az ügylet létrejött, a vevő helyes —, csak valamelyik adata rossz vagy változott. Tipikus esetek: rossz mennyiség vagy egységár, elírt vevőadat, utólag adott kedvezmény, részleges visszáru. A helyesbítő számla az eredetire hivatkozik, és a különbözetet tartalmazza: ha az eredeti túl sokat számlázott, a helyesbítő negatív; ha keveset, pozitív. Az eredeti számla érvényben marad, a kettő együtt adja a helyes végösszeget.
A helyesbítő számlán fel kell tüntetni, melyik számlát módosítja, és mi változik. Egy jó program ezt magától kitölti, ha a helyesbítést az eredeti számlából indítod — kézzel írt helyesbítőnél ez a hivatkozás az, ami leggyakrabban kimarad.
Mikor sztornó?
Ha a számla egésze téves: nem jött létre az ügylet, rossz vevőnek ment, duplán állítottad ki, vagy a vevő teljes egészében elállt. A sztornó az eredeti számlát nullázza — a teljes összeget negatív előjellel tartalmazza —, és utána, ha kell, egy új, helyes számlát állítasz ki. Az eredeti nem tűnik el, csak érvénytelenné válik; a láncban mind a három bizonylat ott marad.
Amikor a kettő között bizonytalan vagy
Ha a hiba csak egy-két tételt érint, helyesbítő. Ha a vevő vagy az ügylet maga téves, sztornó és új számla. Ha a hiba egy elírt vevőnév egy egyébként helyes számlán, helyesbítő elég — nem kell az egész számlát sztornózni miatta.
Mi történik a NAV-nál?
A helyesbítő és a sztornó számla is adatszolgáltatás-köteles, ugyanúgy, mint az eredeti. Az adatszolgáltatásban a javító bizonylat az eredetire hivatkozik, így a hatóság oldalán is összeáll a lánc: eredeti, módosítás, végállapot. Ha a javító bizonylatról nem megy adat, a NAV egy érvényes, változatlan számlát lát — miközben te már mást tartasz nyilván. Ez a leggyakoribb eltérés, ami egy ellenőrzésnél kérdést szül.
Ezért a javítást soha ne kézzel, a rendszeren kívül csináld. Ha a programod nem tud helyesbítőt vagy sztornót kiállítani az eredetiből, az önmagában ok a programváltásra.
Mi a vevő dolga?
A vevő megkapja a javító bizonylatot is, és a saját könyvelésében ugyanúgy rögzíti: az eredeti és a javítás együtt adja a nála elszámolható összeget. Ezért fontos, hogy a javító bizonylat egyértelmű legyen — mit módosít, mennyivel, miért. Egy „helyesbítés" megjegyzés nélküli negatív számla a vevő könyvelőjének fejtörés, és visszakérdezés lesz belőle.
Ha a vevő már kifizette az eredeti számlát, és a helyesbítés csökkenti az összeget, a különbözetet vissza kell fizetni — a helyesbítő számla nem pótolja a pénzmozgást, csak dokumentálja.
A leggyakoribb hibák
Új számlát kiállítani a régi „helyett", hivatkozás nélkül — így két érvényes számla szól ugyanarról. Kézzel átírni a PDF-et — az eredeti adatszolgáltatás nem változik. Sztornózni egy egyébként jó számlát egy apró elírás miatt, majd újat kiállítani — működik, de három bizonylat ott, ahol egy elég lett volna. És a hivatkozás elfelejtése — ez az, amit a NAV oldalán nem lehet utólag összekötni.
A NextBillben a helyesbítő és a sztornó számla az eredeti számlából indul, a hivatkozás és az előjel magától kerül rá, és mindkettőről ugyanúgy megy az adatszolgáltatás — a vevő pedig az eredetivel együtt látja a javítást.
Röviden
Kiállított számlát nem írunk át. Részleges hiba: helyesbítő számla a különbözettel. Teljes tévedés: sztornó, aztán új számla. Mindkettő hivatkozik az eredetire, és mindkettőről adat megy a NAV-nak. A rendszerből indítsd, ne kézzel.