Az alapszabály: kiállított számlát nem lehet átírni
Ha egy számla elkészült és kiment – akár papíron, akár elektronikusan –, az egy lezárt bizonylat. A programmal kiállított számlába nem lehet belejavítani, nem lehet „csendben” újat nyomtatni ugyanazzal a sorszámmal, és nem lehet kitörölni. Minden javítás egy új bizonylattal történik, amely hivatkozik az eredetire. Ez nem bürokrácia: a számlák sorszámozott láncot alkotnak, és a hatóság is ezt a láncot látja az adatszolgáltatásban. Egy „eltüntetett” számla lyuk a láncban, és épp ez kelt gyanút.
Két javító bizonylat létezik: a helyesbítő (módosító) számla és az érvénytelenítő (sztornó) számla. A választás attól függ, mi a hiba.
Mikor helyesbítő számla?
Ha a számla jogos – az ügylet létrejött, a vevő helyes –, csak valamelyik adata rossz vagy változott. Tipikus esetek: rossz mennyiség vagy egységár, elírt vevőadat, utólag adott kedvezmény, részleges visszáru. A helyesbítő számla az eredetire hivatkozik, és a különbözetet tartalmazza: ha az eredeti túl sokat számlázott, a helyesbítő negatív; ha keveset, pozitív. Az eredeti számla érvényben marad, a kettő együtt adja a helyes végösszeget.
A helyesbítő számlán fel kell tüntetni, melyik számlát módosítja, melyik adat változik, és mennyivel. Egy jó program ezt magától kitölti, ha a helyesbítést az eredeti számlából indítod – kézzel írt helyesbítőnél ez a hivatkozás az, ami leggyakrabban kimarad.
Mikor sztornó?
Ha a számla egésze téves: nem jött létre az ügylet, rossz vevőnek ment, duplán állítottad ki, vagy a vevő teljes egészében elállt. A sztornó az eredeti számlát nullázza – a teljes összeget negatív előjellel tartalmazza –, és utána, ha kell, egy új, helyes számlát állítasz ki. A sztornónak és az új számlának is hivatkoznia kell a hibás számlára. Az eredeti nem tűnik el, csak érvénytelenné válik; a láncban mind a három bizonylat ott marad.
Amikor a kettő között bizonytalan vagy
Ha a hiba csak egy-két tételt érint, helyesbítő. Ha a vevő vagy az ügylet maga téves (például egy hasonló nevű másik cégnek számláztál), sztornó és új számla. Ha a hiba egy elírt vevőnév egy egyébként helyes számlán, helyesbítő elég – nem kell az egész számlát sztornózni miatta.
Mi történik a NAV-nál?
A helyesbítő és a sztornó számla is adatszolgáltatás-köteles, ugyanúgy, mint az eredeti. Az adatszolgáltatásban a javító bizonylat az eredetire hivatkozik, így a hatóság oldalán is összeáll a lánc: eredeti, módosítás, végállapot. Ha a javító bizonylatról nem megy adat, a NAV egy érvényes, változatlan számlát lát – miközben te már mást tartasz nyilván. Ez a leggyakoribb eltérés, ami egy ellenőrzésnél kérdést szül.
Ezért a javítást soha ne kézzel, a rendszeren kívül csináld. Ha a programod nem tud az eredeti számlából helyesbítőt vagy sztornót kiállítani, az komoly hiányosság.
Mi a vevő dolga?
A vevő megkapja a javító bizonylatot is, és a saját könyvelésében ugyanúgy rögzíti: az eredeti és a javítás együtt adja a nála elszámolható összeget. Ezért fontos, hogy a javító bizonylat egyértelmű legyen – mit módosít, mennyivel, miért. Egy magyarázat nélküli negatív számla a vevő könyvelőjének fejtörés, és visszakérdezés lesz belőle. A hibás eredeti számlát a vevőnek általában nem kell visszaküldenie: elég, ha megkapja a javító bizonylatot.
Ha a vevő már kifizette az eredeti számlát, és a helyesbítés csökkenti az összeget, a különbözetet vissza kell fizetni – a helyesbítő számla nem pótolja a pénzmozgást, csak dokumentálja.
A leggyakoribb hibák
Új számlát kiállítani a régi „helyett”, hivatkozás nélkül – így két érvényes számla szól ugyanarról. Kézzel átírni a PDF-et – az eredeti adatszolgáltatás nem változik. Sztornózni egy egyébként jó számlát egy apró elírás miatt, majd újat kiállítani – ezt a NAV is elfogadja, de három bizonylat lesz ott, ahol egy is elég lett volna. És a hivatkozás elfelejtése – ez az, amit a NAV oldalán nem lehet utólag összekötni.
A NextBillben a helyesbítést és a sztornózást az eredeti számla oldaláról indítod, a „Helyesbítés” és a „Sztornózás” gombbal. Az eredeti számlára mutató hivatkozás magától rákerül a javító bizonylatra, és mindkettőről ugyanúgy megy adat a NAV-nak.
Röviden
Kiállított számlát nem írunk át. Részleges hiba: helyesbítő számla a különbözettel. Teljes tévedés: sztornó, aztán új számla. Mindkettő hivatkozik az eredetire, és mindkettőről adat megy a NAV-nak. A rendszerből indítsd, ne kézzel.