A számlázó program váltása a legtöbb kisvállalkozásnál nem technikai, hanem bátorsági kérdés. A régi program lassú, drága vagy hiányzik belőle valami, de a váltástól félünk: mi lesz a sorszámokkal, a régi számlákkal, a NAV-val. Ezek valódi kérdések, és mindegyikre egyszerű a válasz.
Három szabály, ami a váltást rendben tartja
1. Sorszámozás. A számlákat sorozaton belül kihagyás és ismétlés nélkül kell számozni. Ez a sorozatra vonatkozik, nem a programra: az új programban új sorozat indul, saját előtaggal, és egytől vagy a program által adott kezdőszámtól számoz. A régi sorszámokat nem kell folytatni, és nem is érdemes megpróbálni. Két dolog fontos: a régi programban a váltás után ne állíts ki új számlát, és a kétféle sorszám ne keveredjen a vevők felé.
2. A régi számlák megőrzése. A régi program számlái érvényes bizonylatok maradnak, és a megőrzési idő végéig elérhetőnek kell lenniük. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy mielőtt a régi előfizetést lemondod, mindent exportálsz: PDF-ben a számlaképeket, és adatként (táblázat vagy a program saját exportja) a tételeket. Ha a régi szolgáltató a lemondás után korlátozza a hozzáférést, ez az export a biztosíték.
3. NAV Online Számla. Az adatszolgáltatás számlánként történik: amit a régi program már beküldött, az a NAV-nál van, és ott is marad. Az új program a saját NAV-kapcsolatával küldi az új számlákat. Az egyetlen teendő, hogy az új program NAV Online Számla kapcsolata az első éles számla előtt be legyen állítva, és egy számlával kipróbálva, hogy a beküldés tényleg megy.
Mikor váltsunk?
Bármikor lehet. A kényelmes pillanat egy hónap vagy egy áfabevallási időszak határa, mert akkor egy időszak számlái egy helyen vannak, és a könyvelőnek nem kell két exportot összefésülnie. De ha a régi program akadályoz, egy hónap közepén váltani sem hiba, csak a két rendszer számláit az adott időszakról együtt kell átadni.
Ami nem jó pillanat: egy nagy számlázási hullám közepe. Ha a hónap elsején megy ki a legtöbb számla, a váltást a hónap második felére tedd, hogy a következő hullám már az új rendszerből induljon, kipróbált beállításokkal.
A sorrend, amivel nem esik ki semmi
- Export a régiből. Számlák PDF-ben és adatként, vevőlista, terméklista, a nyitott (kifizetetlen) számlák listája.
- Törzsadatok az újba. A vevőket és a termékeket vidd át. Ha a program tud fájlból importálni, úgy; ha nem, a gyakori vevőket és tételeket kézzel. Egyszeri munka, és a következő számlánál már csak választasz.
- NAV-kapcsolat beállítása és próba. Egy számlával ellenőrizd, hogy a beküldés megy, és az állapot látszik.
- Ismétlődő tételek újraépítése. Ha havidíjakat számlázol, a sablonokat az új programban állítod be újra; az ismétlődő számlázás beállítása pár perc sablononként, de a következő kiállítási dátumot ellenőrizd, hogy ne legyen dupla vagy kimaradó hónap.
- A régi rendszer lezárása. A váltás napjától a régiben nincs új számla. A nyitott tételeket vagy ott követed a kifizetésig, vagy átvezeted az új program kintlévőség-listájába.
- Könyvelő hozzáférése. Add meg az új programban is, és szólj neki, melyik naptól hol találja a számlákat.
A két élő sorozat csapdája
A leggyakoribb hiba nem a sorszámozás, hanem hogy a váltás után „még gyorsan” a régi programból megy ki egy-két számla. Ettől két élő sorozat lesz, a könyvelő két helyen keres, és a vevő két formátumú számlát kap. A váltás napja legyen éles határ.
Mit nézz meg az új programban a váltás előtt?
Ha még az a kérdés, melyik program legyen, a számlázó programok összehasonlítása a NAV ingyenes számlázóját és a nagy online számlázókat is sorra veszi. A kiválasztott programnál ezt nézd meg:
- Megy-e a NAV-beküldés automatikusan, külön kattintás nélkül, és látszik-e az állapota.
- Van-e benne az, ami miatt váltasz: ismétlődő számla, devizás számla, bejövő számlák, bankkivonat-párosítás, kimutatások.
- Hogyan jutsz ki belőle: van-e export, ha egyszer tovább akarsz lépni. Ez ugyanaz a kérdés, amit most a régi programnál teszel fel.
- Mennyibe kerül a te számlaszámodnál. A NextBill ingyenes csomagjával előfizetés nélkül, havi tizenöt számláig lehet számlázni, a többi funkciót a funkciók lapon látod, az árakat az árlapon.
Röviden
Számlázó programot bármikor válthatsz. Az új programban új sorozat indul, a régi sorszámokat nem kell folytatni. A régi számlákat exportáld és őrizd meg, a NAV-hoz az új program a saját kapcsolatával küld. A sorrend: export, törzsadatok, NAV-próba, ismétlődő sablonok, a régi lezárása, könyvelő. A váltás napja legyen éles határ, és nem lesz két élő sorozatod.
Gyakori kérdések
Év közben is válthatok számlázó programot?
Igen, bármikor. Nincs olyan szabály, hogy csak év elején vagy adóév határán lehetne. A könyvelőnek kényelmesebb, ha egy hónap vagy egy áfabevallási időszak határán váltasz, mert akkor egy időszak egy helyen van, de ez kényelem, nem előírás.
Folytatni kell a régi program sorszámait az újban?
Nem. Az új program új számlasorozatot indít, saját előtaggal és sorszámmal. A követelmény az, hogy egy sorozaton belül a sorszámok kihagyás és ismétlés nélkül kövessék egymást, nem az, hogy a két program sorszámai összeérjenek.
Mi lesz a régi programban kiállított számlákkal?
Azok érvényes számlák maradnak, és a megőrzési idő végéig elérhetőnek kell lenniük. Mielőtt a régi előfizetést lemondod, exportáld a számlákat PDF-ben és adatként is, és tedd el úgy, hogy a könyvelőd és egy ellenőrzés is hozzáférjen.
Kell szólni a NAV-nak, hogy másik programot használok?
Az adatszolgáltatás a kiállított számlákról szól, nem a programról: az új program a saját NAV-kapcsolatával küldi a számlákat, a régi program beküldései pedig a NAV-nál maradnak. Arra figyelj, hogy az új program NAV-kapcsolata az első éles számla előtt be legyen állítva és kipróbálva.
Mit csináljak a kifizetetlen régi számlákkal?
Azokat a régi rendszer szerint követed, amíg ki nem fizetik, vagy átvezeted a nyitott tételeket az új program kintlévőség-listájába, hogy egy helyen lásd. Új számlát a régi rendszerben a váltás után már ne állíts ki, mert akkor két élő sorozatod lesz.