Ez a cikk két kérdésre felel. Először arra, hogy szabad-e még számlatömbből számlázni, és ha igen, milyen kötelezettségekkel jár. Utána arra, hogy mikor éri meg a tömböt programra cserélni. A szabályok a NAV tájékoztatóiból valók, a forrásokat a cikk alján találod.
Szabad még számlatömbből számlázni?
Igen. A nyomdai úton előállított számlanyomtatvány, köznapi nevén a számlatömb, ma is szabályos számlázási mód. Három feltétele van:
- Csak NAV által kiadott sorszámtartományú nyomtatvány használható. A kiadott tartományokat a NAV honlapján, az Adatbázisok rovatban le is kérdezheted.
- A tömböt csak áfaalany vásárolhatja. A forgalmazó a számláján feltünteti a tömb sorszámtartományát és a vevő adószámát. Ezt a számlát tedd el, ez igazolja, honnan van a tömb.
- A tömböt szigorú számadás alá kell vonnod. Nyilván kell tartanod, mely sorszámokat kaptál, melyeket használtál fel és melyeket rontottál el. Egyetlen lap sem tűnhet el nyomtalanul.
A kézi számlát neked kell bejelentened a NAV-nak
Ez a legfontosabb különbség. A számlázóprogram a számla kiállításakor magától beküldi az adatokat a NAV Online Számla rendszerébe. A kézi számlánál ezt neked kell elvégezned: az adatokat a NAV Online Számla webes felületén rögzíted.
A határidő rövid:
- a kiállítást követő négy naptári napon belül, ha a számlán nincs áthárított áfa, vagy az kevesebb félmillió forintnál;
- a kiállítást követő naptári napon, ha az áthárított áfa eléri vagy meghaladja a félmillió forintot.
A vevőtől nem függ
Az adatszolgáltatás nem attól függ, hogy céges vagy magánszemély vevőnek számlázol. Ha a vevő nem adóalany magánszemély, a nevét és a címét nem kell beküldeni, a számla többi adatát viszont igen. Az alanyi adómentes vállalkozó is adatszolgáltatásra kötelezett.
Az elmulasztott vagy késve teljesített adatszolgáltatás számlánként mulasztási bírsággal járhat. Egy-két számlánál ez ritkán probléma. A gond akkor kezdődik, amikor egy forgalmas héten egy-két számla rögzítése elmarad, és csak hetekkel később derül ki.
A módosítás és a sztornó is bejelentendő
Ha egy kézi számlát érvénytelenítesz vagy módosítasz, arról is adatot kell szolgáltatnod. Nem elég a rossz példányt kidobni és újat írni: az érvénytelenítés is számlával egy tekintet alá eső okirat, és a NAV-nak tudnia kell róla.
A NAV tájékoztatója szerint a kézi számlát gépi számlával is lehet módosítani, és fordítva. Gépi számlát viszont kézzel átírva nem javíthatsz.
Hogyan javíts kézi számlát
A javítás módja attól függ, mit érint a hiba.
- Ha a hiba nem érinti az adót és az adóalapot, például elírtad a vevő címét, a rossz adatot úgy húzod át, hogy olvasható maradjon. A helyes adatot alá, fölé vagy mellé írod, és a javítást minden példányon aláírod és dátumozod.
- Ha az összeg, az adóalap vagy az adó hibás, módosító számlát kell kiállítanod, és azt is be kell jelentened.
Radírozni, hibajavítóval lefesteni vagy a számot felülírni nem szabad: a javításnak utólag is ellenőrizhetőnek kell lennie.
Mennyibe kerül valójában a számlatömb?
A tömb ára kicsi, a valódi költsége az idő és a kockázat:
- minden számlát kétszer írsz meg, egyszer papíron, egyszer a NAV felületén;
- a négynapos határidőt minden egyes számlánál neked kell figyelned;
- a sorszámokat és a rontott lapokat külön nyilván kell tartanod;
- a kintlévőséget, vagyis hogy ki fizetett és ki nem, a tömbből nem látod;
- a könyvelődnek a papírt kell összeszednie.
Akkor ésszerű a tömb, ha nagyon ritkán számlázol, és a NAV-rögzítést fegyelmezetten elvégzed. Minden más esetben a számlázóprogram kevesebb munka, és kevesebb a hibalehetőség is.
Hol segít ebben a NextBill
Amit nem csinál helyetted
A NextBill számlázóprogram, nem könyvelés. A régi tömbös számláid NAV-rögzítését, ha elmaradt, a NAV felületén kell pótolnod, és a váltás rendjét a könyvelőddel egyeztesd.
- A NextBill NAV Online Számla programként kiállításkor magától beküldi a számla adatait a NAV-nak, külön gomb nélkül. Ha a NAV nem érhető el, később újrapróbálja, és a Küldések lapon látod, mi az állapot.
- A sorszámozás sorozatonként folytonos és automatikus, így nincs mit nyilvántartanod.
- Sztornót és helyesbítő számlát a program állít ki, és ezeket is beküldi.
- Az Ingyenes csomaggal előfizetés nélkül havonta 15 számlát állíthatsz ki NAV-beküldéssel. Aki eddig tömbből számlázott, annak ez gyakran elég.
Ha most indulsz, az első számláról és a NAV-kapcsolat beállításáról külön cikkünk szól.
Gyakori kérdések
Szabad még számlatömbből számlázni?
Igen. A nyomdai úton előállított számlanyomtatvány ma is használható, ha a NAV által megállapított sorszámtartományba esik, és szigorú számadás alá vonod. A különbség a számlázóprogramhoz képest az, hogy a NAV-nak szóló adatszolgáltatást neked kell kézzel elvégezned.
Hány napon belül kell bejelenteni a kézi számlát a NAV-nak?
A kiállítást követő négy naptári napon belül. Ha a számlán az áthárított áfa eléri vagy meghaladja a félmillió forintot, akkor a kiállítást követő naptári napon. Az adatokat a NAV Online Számla webes felületén rögzíted.
Magánszemélynek kiállított kézi számlát is be kell jelenteni?
Igen, az adatszolgáltatás nem a vevőtől függ. Ha a vevő nem adóalany magánszemély, a nevét és a címét nem szerepelteted az adatszolgáltatásban, a számla többi adatát viszont igen.
Hogyan javíthatok egy kézzel kitöltött számlát?
Ha a hiba nem érinti az adót és az adóalapot, a rossz adatot úgy húzod át, hogy olvasható maradjon, mellé írod a helyeset, és minden példányon aláírod és dátumozod a javítást. Ha az összeg vagy az adó hibás, módosító számla kell, amelyet a NAV-nak is be kell jelenteni.
Válthatok év közben számlatömbről számlázóprogramra?
Igen, bármikor. A kézi számlát gépi számlával is lehet módosítani, és fordítva. A tömb fel nem használt lapjait a szigorú számadás szerint kezeld tovább, a váltás pontos rendjét pedig egyeztesd a könyvelőddel.