Az első számla azért izgalmas, mert minden döntés egyszerre jön elő: milyen program, milyen sorszám, mi kerül rá, hogyan jut el a NAV-hoz. A jó hír, hogy ezek közül a legtöbbet egyszer kell eldönteni, és onnantól a második, a tizedik és a századik számla ugyanígy megy. Az alábbi öt lépés ebben a sorrendben érdemes.
1. Tisztázd az adózási módodat
Mielőtt bármit kiállítasz, tudnod kell, hogy áfás vagy alanyi adómentes vagy. Ez a legtöbb új egyéni vállalkozónál a vállalkozás indításakor eldőlt, és az adószám áfakódjából is látszik. Áfásként a számlán szerepel az adó mértéke és összege; alanyi adómentesként az adó helyett a mentességre utaló jelölés kerül rá. Ha bizonytalan vagy, a könyvelőd vagy a NAV tájékoztatója dönti el, nem a számlázó program.
2. Válassz számlázót
Két út van: számlatömb vagy számlázó program. Számlatömbbel is lehet számlázni, de akkor a számlák adatait a NAV felületén neked kell rögzítened, és a sorszámozásra, a kötelező elemekre és a megőrzésre is neked kell figyelned. Számlázó programmal ezek a program dolgai.
Programból is több fajta van: a NAV maga is ad ingyenes számlázót, mellette ott vannak a régóta működő online számlázók és a NextBill. Hogy melyik mire elég, a számlázó programok összehasonlításában írtuk le.
Induláskor a program sem kell, hogy pénzbe kerüljön. A NextBill ingyenes csomagjával előfizetés nélkül havi tizenöt számlát állíthatsz ki, NAV-beküldéssel, egy felhasználóval; ez egy induló egyéni vállalkozásnak jellemzően elég. A regisztráció a közös Nextsoft-fiókkal megy, a cégadatokat egyszer adod meg. Hogy mit tud még, a funkciók lapon látod.
3. Kösd össze a NAV-val
A számlázó program a te nevedben küldi be a számlákat a NAV Online Számla rendszerébe. Ehhez a NAV portálján létre kell hoznod egy technikai felhasználót, és az adatait bemásolod a program beállításaiba. Egy gombbal kipróbálod a kapcsolatot.
Egy dologra figyelj: új cégnél a NextBillben a NAV-környezet alapból teszt. Éles számlázás előtt állítsd élesre, különben a számlák nem kerülnek a NAV éles rendszerébe. A NAV Online Számla beküldés részleteit külön lapon írtuk le.
4. Nézd át, mi kerül a számlára
A kötelező elemek mindenhol ugyanazok, bármilyen programmal számlázol:
- a sorszám, a kiállítás és a teljesítés dátuma;
- a te neved, címed és adószámod;
- a vevő neve és címe, céges vevőnél az adószáma is;
- a termék vagy szolgáltatás megnevezése, mennyisége és egységára;
- az adó alapja, mértéke és összege, vagy a mentesség jelölése.
A program ezek nagy részét magától kitölti, de az első számlánál nézd át egyenként. Különösen a teljesítés dátumát: nem mindig ugyanaz, mint a kiállításé, és az adó szempontjából ez számít.
5. Állítsd ki és küldd el
A kiállítás után a program beküldi a számlát a NAV-nak, elkészíti a PDF-et, és e-mailben elküldheted a vevőnek. A beküldés állapotát érdemes az első néhány számlánál megnézni: ha a NAV hibát jelez, az legtöbbször egy elírt adószám vagy egy hiányzó adat, és az első számlánál a legkönnyebb kijavítani.
Az első számla után
Ha ugyanannak a vevőnek havonta ugyanazt számlázod, a következő lépés az ismétlődő sablon: egyszer beállítod, és a program magától kiállítja. Ha a vevő késik a fizetéssel, a fizetési emlékeztetőt is a program küldheti.
Ami gyakran elsőre elcsúszik
- Teszt-környezetben marad a NAV-kapcsolat, és az első számlák nem mennek élesbe. Az első számla után nézd meg a NAV portálján, hogy megérkezett-e.
- Rossz adózási mód a beállításban: áfás számla alanyi adómentesként vagy fordítva. Ezt sztornóval és új számlával kell javítani.
- Magánszemély és cég keveredése: céges vevőnél kell az adószám, magánszemélynél nem.
Röviden
Első számla egyéni vállalkozóként öt lépésben: tisztázd az adózási módodat, válassz számlázót, kösd össze a NAV-val technikai felhasználóval, nézd át a kötelező elemeket, és állítsd ki. Az első számlánál mindent ellenőrizz, utána a program viszi a sorszámot, a NAV-beküldést és a megőrzést.
Gyakori kérdések
Kell számlázó program, vagy elég egy számlatömb?
Számlatömbbel is lehet számlázni, de akkor a számlák adatait a NAV felületén neked kell rögzítened, határidőre. Számlázó programmal ez magától megy, és a sorszámozás, a kötelező elemek és a megőrzés is a program dolga.
Hol hozom létre a technikai felhasználót, és hogyan próbálom ki?
A NAV Online Számla portálján létrehozott külön belépés, amivel a számlázó program a nevedben beküldi a számlákat a NAV-nak. A program beállításaiba másolod be az adatait, és egy gombbal kipróbálod, hogy él-e a kapcsolat.
Mi kerüljön kötelezően a számlára?
A sorszám, a kiállítás és a teljesítés dátuma, a te és a vevő neve, címe és adószáma, a termék vagy szolgáltatás megnevezése és mennyisége, az egységár, az adó alapja, mértéke és összege. Alanyi adómentesként az adó helyett a mentességre utaló jelölés kerül rá.
Magánszemélynek is ugyanígy kell számlát adnom?
A számla tartalma lényegében ugyanaz, csak a vevő adószáma marad el. Hogy magánszemélynél mikor elég a nyugta és mikor kötelező a számla, az a tevékenységedtől és a vevő kérésétől függ.
Mibe kerül egy számlázó program az elején?
Induláskor gyakran semmibe: a NextBill ingyenes csomagjával előfizetés nélkül havi tizenöt számlát állíthatsz ki, NAV-beküldéssel. Ha később több kell, csomagot váltasz, a kiállított számláid megmaradnak.