Egy webshop első hónapjaiban a számlázás még kézzel is megy: este leülsz, végigmész a napi rendeléseken, és mindegyikhez kiállítod a számlát. Napi tíz rendelésnél ez már egy óra, és pont a forgalmas napokon csúszik el. Az automatikus webshop-számlázás ezt a munkát veszi le, de csak akkor jól, ha előre eldöntöd a három dolgot, amit a program nem tud helyetted eldönteni.
Hogyan működik a kapcsolat?
A webshop és a számlázó program egy API-n beszél egymással. Amikor a webshopban történik valami, ami számlát kíván, a webshop elküldi a számlázónak a vevő adatait és a rendelés tételeit. A számlázó kiállítja a számlát a saját sorszám-sorozatában, beküldi a NAV Online Számla rendszerébe, elkészíti a PDF-et, és ha kéred, e-mailben elküldi a vevőnek. A webshop visszakapja a számlaszámot, így a rendelésnél is látszik, melyik számla tartozik hozzá.
A NextBill ezt a REST API-n tudja, API-kulccsal. Számlát az API-n az Üzleti csomag állít ki; a Belépő csomagban az API lekérdezésre jó, az Ingyenesben nincs API. Fizetős csomagtól webhookot is kaphatsz: a NextBill szól a webshopnak, ha egy számlát kiállított, kifizettek, vagy a NAV befogadta. A NAV-beküldés ugyanazon az úton megy, mint a kézzel kiállított számláknál, külön teendő nélkül.
Első döntés: mikor készüljön a számla?
Ez a legfontosabb kérdés, és nincs rá egyetlen jó válasz.
- Rendeléskor. Gyors, de minden meghiúsult rendelésből sztornó lesz. Csak akkor jó, ha a rendelések szinte mind teljesülnek.
- Fizetéskor. Kártyás, előre fizetett webshopnál ez a tiszta pont: a pénz megérkezett, az ügylet létrejött.
- Kiszállításkor vagy átvételkor. Utánvétnél és átutalásnál ez illik a valósághoz, és a hiányzó tételek miatti módosítás is a számla előtt történik.
Ha nem vagy biztos benne, a könyvelőddel érdemes eldönteni, mert ő látja, hogyan illeszkedik a többi bizonylatodhoz.
Második döntés: számla vagy nyugta?
Magánszemélynek szóló eladásnál nem minden esetben kötelező számla, céges vevőnek igen. A webshop a rendelésnél tudja, ki vásárol: ha a vevő cégnevet és adószámot ad meg, céges számla kell. Hogy magánszemélynél mikor elég a nyugta és mikor kötelező a számla, arról a számla vagy nyugta cikk szól. A webshop-számlázók többsége a magánszemélyeknek is számlát állít ki, mert az e-mailben könnyen kiküldhető, és a vevő is ezt várja.
Harmadik döntés: mi történik a visszaküldésnél?
A kiállított számlát nem lehet átírni. Ha a vevő mindent visszaküld, sztornó kell, ha csak egy részét, helyesbítő számla a különbözettel. Ezt is lehet az API-n intézni, de itt érdemes egy emberi lépést hagyni: a visszaküldés ritkább, és többnyire egyedi elbírálást kíván. A szabályokat a helyesbítő vagy sztornó számla cikk írja le.
Élesítés előtt: teszt-kulccsal
Az API-kapcsolatot egy teszt-kulccsal is kipróbálhatod: a webshop ugyanúgy beszél a számlázóval, de a próbaszámlák nem mennek a NAV-hoz. Menj végig néhány próbarendeléssel a teljes úton:
- Egy magánszemély és egy céges vevő rendel.
- A számla a választott pillanatban elkészül, a helyes vevővel és tételekkel.
- A PDF megérkezik a vevő levelezőjébe.
- Egy visszaküldés sztornót vagy helyesbítést indít.
Ha mind a négy rendben van, cseréld az éles kulcsra.
Ha bolt is van a webshop mellett
Ha a webshop mellett üzleted is van, a számlázás csak a fele a feladatnak: a másik fele, hogy a bolt és a webshop ne adja el kétszer ugyanazt. Ilyenkor a bolti programon át érdemes kötni, mert ott a rendelés lefoglalja a készletet, és a számla a kiadáskor készül. Erről a WooCommerce-számlázás és közös készlet cikk szól.
Ha nincs fejlesztőd
A bekötés egy fejlesztőnek néhány napos munka, egy kész webshop-motornál gyakran kevesebb. Ha nincs fejlesztőd, a NextBill bekötését egyszeri szolgáltatásként, ajánlat alapján mi is elvégezzük: ez az egyedi integráció, ajánlatot a https://nextbill.hu/kapcsolat lapon kérhetsz. Havi ötszáz API-számla fölött egyedi ajánlatot adunk, darabdíj nincs.
Röviden
Az automatikus webshop-számlázásnál a webshop API-n szól a számlázónak, ami kiállít, beküld és elküld. Előtte három dolgot dönts el: mikor készüljön a számla, magánszemélynek számla vagy nyugta, és mi történik a visszaküldésnél. Élesítés előtt teszt-kulccsal menj végig a teljes úton. Ha bolt is van a webshop mellett, a bolti programon át kösd, hogy a készlet és a számla egy úton menjen.
Gyakori kérdések
Mikor állítsam ki a webshop-rendelés számláját: rendeléskor vagy fizetéskor?
Ha a vevő előre fizet kártyával, a fizetés pillanata a legjobb, mert akkor biztos, hogy az ügylet létrejött. Utánvétnél vagy átutalásnál a kiszállítás vagy a pénz beérkezése a tisztább pont, különben a meghiúsult rendelések miatt sok sztornód lesz.
Mi történik, ha a vevő visszaküldi a terméket?
A már kiállított számlát nem lehet átírni: a teljes visszaküldésnél sztornó, a résznél helyesbítő számla kell. Ha a webshopod ezt is az API-n jelzi, ez is automatikus lehet, de érdemes egy emberi jóváhagyást hagyni benne.
Kipróbálhatom élesítés előtt, hogy jól megy-e?
Igen. Egy teszt-kulccsal a webshop ugyanúgy beszél a számlázóval, de a próbaszámlák nem mennek a NAV-hoz. Néhány próbarendeléssel érdemes végigmenni a teljes úton, a fizetéstől a vevő levelezőjéig.
Melyik csomag kell hozzá a NextBillben?
Számlát API-n az Üzleti csomag állít ki; a Belépő csomagban az API csak lekérdezésre jó, az Ingyenesben nincs API. Visszajelzést webhookon fizetős csomagtól kaphatsz a saját rendszeredbe.
Mi van, ha nincs fejlesztőm, aki bekötné?
A bekötést egyszeri szolgáltatásként, ajánlat alapján mi is elvégezzük, ez az egyedi integráció. Ha a webshopod mellett bolti készleted is van, érdemes a bolti programon keresztül kötni, mert ott a készlet és a számla egy úton megy.